如何策划一场精彩的小组演讲讨论

讨论组有多种形式，包括:

• 委员会讨论
• 内部公司会议
• 客户战略会议
• 行业或学术会议小组
• 头脑风暴会议
• 课堂讨论
• 读书俱乐部

讨论组的范围也很广，包括:

• 团队规模— 5人、50人还是500人？
• 时长— 20分钟、1天还是几周？
• 环境—客厅、教室、会议室、政治会议厅
• 后果——朋友间的讨论与国际政策的影响

尽管有这种多样性，所有成功的小组讨论有一个共同的特点:有能力的讨论领导者。对于一个全面发展的演讲者来说，引导讨论是一项基本技能。

在本文中，我们重点关注如何策划一场精彩的小组讨论.

1.设定明确的目标。

为讨论准备一份清晰的目标清单。完成下面的句子可能会有帮助:

如果__________，这个小组讨论将会成功。

你应该有多少目标？看情况。

• 对于一个读书俱乐部来说，一个合理的目标可能是分享对这本书的看法和享受乐趣。
• 对于公司讨论会议，你的目标可能与业务需求或结果有关。

这些目标将会框定你所做的其他事情，所以不要着急，把它们做好。不要操之过急！如果你有正式的利益相关者(例如，小组讨论的“发起人”)，在做任何事情之前，寻求对目标的批准。

2.制定一个现实的时间表。

讨论会议有各种形式和规模。你的会话可能是半小时或一整周；它可能被设定在一个需要谨慎步骤的政治背景下，或者它可能是一个非正式的、娱乐性的事件。不管是什么情况，设定一个在你的领导下可以实现的现实的时间表。

对于超过一两个小时的会话:

• 把它分成易于管理的块，并把每个块分配给特定的主题。对我来说，计划到30、60或90分钟通常很有效。
• 记得考虑吃饭和其他休息时间。这些会消耗你大部分的时间。(在一个典型的8小时会议中，大约有两个小时被“浪费”在午餐和休息上。)

验证目标在分配的时间内是否可以实现。如果不是，要么延长计划，要么缩小目标。你不可能在两个小时的会议中解决全球地缘政治问题。

3.邀请合适的人。

对于公司和组织的讨论组，参与者的名单可能是高度政治化的，取决于许多因素。利用你的影响力坚持让“正确的”人参与进来。确保房间里的人能够达到你的目标。

谁是“正确的”人？没有简单的答案，但一个很好的经验法则是确保房间里的所有观点都得到体现。例如，一个讨论新员工福利计划的公司团体可能需要来自制造、销售、营销、会计和人力资源的代表。

如果可以，选择那些[1]经验丰富，[2]善于沟通，[3]倾向于合作的人。

4.建立交战规则。

决定如何进行讨论以最好地实现目标:

• 参与者应该如何发言？
• 会叫他们发言吗？
• 是否有正式的程序？
• 会做会议记录吗？
• 是否采用了议会程序？
• 会有陈述和讨论的混合吗？

根据听众和场合调整正式程度。如果有严重的法律或经济后果，可能需要正式程序。然而，对于许多讨论，你只需要提醒人们要尊重和诚实地参与。不要把不必要的规则强加给你的团队——他们只会怨恨你。

5.做最有准备的参与者。

作为领导，你的准备一定要充分。除了后勤和时间表，你必须准备低层次的话题，要问的问题，视觉和道具，以及你的总体战略。想一想什么时候你可以去白板，或者什么时候你可以展示一些事先准备好的东西来激发讨论。考虑何时向特定的参与者提出特定的问题，或者何时采取更加开放的方法。

因为是讨论，你不会像在典型的演示中那样完全掌控；然而，你的准备工作应该让所有的参与者都清楚。充分的准备是你赢得团队信任和尊重的一种方式。

6.在会议开始前与参与者交流。

尽早与您的参与者分享项目的目标、时间表和规则。这为讨论建立了框架，并帮助参与者做好准备。

对于正式讨论(例如为期一周的公司讨论)，我建议至少提前一周发送信息。

对于非正式讨论(如读书俱乐部会议)，分享这些信息就足够了。

7.安排物流。

每个讨论组都有不同的需求。你的团队需要什么才能富有成效？

• 你的小组将在哪里见面？会吗舒服地容纳你的团队规模？
• 你需要哪些还没有的额外家具？
• 你需要活动挂图、便携式白板、纸、笔或记号笔吗？
• 你需要投影仪、笔记本电脑、网络连接、延长线吗？
• 你提供食物和饮料吗？有多少人？时间安排符合你的时间表吗？

8.布置房间以促进讨论。

对于小团体圆形(或方形)的桌椅是最理想的。这可以让参与者看到你和对方。

对于大型团体，您可能需要在整个房间内布置麦克风，以便参与者使用。

对于所有尺寸:

• 瞄准清晰的视线(相互之间，以及对挂图等。)
• 提供充足的参与者的空间，包括笔记本电脑或书写空间。
• 舒适很重要。让它发生。

不要犹豫移动家具，甚至移除不必要的家具(以创造更多空间)。我几乎每次主持会议都这样做。